📧 Initiation au publipostage

Le publipostage est une fonctionnalité puissante de Microsoft Word qui permet de créer des documents personnalisés en masse (lettres, étiquettes, enveloppes) en fusionnant un document type avec une base de données de destinataires.

À l'issue de cette formation, vous serez capable de :

• Comprendre le principe du publipostage
• Préparer une base de données Excel pour le publipostage
• Créer un document Word de publipostage
• Insérer des champs de fusion
• Finaliser et exécuter un publipostage

• Maîtrise des bases de Microsoft Word
• Notions de base d'Excel
• Connaissance de la saisie et mise en forme de texte

Le publipostage consiste à fusionner deux éléments principaux :

• Document principal : votre lettre type rédigée dans Word
• Source de données : tableau Excel contenant les informations des destinataires

Cette fusion permet de générer automatiquement plusieurs documents personnalisés où chaque lettre conserve la même mise en page mais avec des informations spécifiques à chaque destinataire.

🔍 Règles importantes pour le tableau Excel :

• Une ligne = un destinataire
• Une colonne = un type d'information (Nom, Prénom, Adresse, etc.)
• Première ligne = titres des colonnes (en-têtes)
• Pas de cellules vides entre les données
• Pas de fusion de cellules
• Noms de colonnes clairs : “Nom”, “Prénom”, “Adresse” plutôt que “Colonne1”

Exemple de structure :

1. Ouvrez Microsoft Word
2. Rédigez votre lettre en laissant des espaces pour les informations variables
3. Ne saisissez pas les informations spécifiques aux destinataires (nom, adresse, etc.)
4. Conservez la mise en forme souhaitée

Exemple de lettre type :

[Espace pour l'adresse du destinataire]

[Espace pour la formule de politesse personnalisée]

Nous avons le plaisir de vous informer...

Cordialement,
Signature

1. Cliquez sur l'onglet Publipostage
2. Sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage
3. Choisissez Assistant Fusion et publipostage pas à pas
4. Sélectionnez le type de document : Lettres
5. Cliquez sur Suivant : Document de base

1. Dans l'assistant, cliquez sur Suivant : Sélection des destinataires
2. Choisissez Utilisation d'une liste existante
3. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez votre fichier Excel
4. Vérifiez que la bonne feuille est sélectionnée
5. Cliquez sur OK

Méthode rapide avec blocs prédéfinis :

1. Positionnez le curseur où insérer l'adresse
2. Cliquez sur Bloc d'adresse dans le ruban Publipostage
3. Configurez le format d'affichage
4. Cliquez sur OK

Méthode manuelle champ par champ :

1. Positionnez le curseur à l'emplacement souhaité
2. Cliquez sur Insérer un champ de fusion
3. Sélectionnez le champ désiré (Nom, Prénom, etc.)
4. Répétez pour tous les champs nécessaires

Exemple de résultat :

<<Prénom>> <<Nom>>
<<Adresse>>
<<Code_Postal>> <<Ville>>

Cher/Chère <<Prénom>>,

Nous avons le plaisir...

1. Cliquez sur Aperçu des résultats dans le ruban
2. Utilisez les flèches pour naviguer entre les destinataires
3. Vérifiez que toutes les informations s'affichent correctement
4. Corrigez si nécessaire la mise en forme ou les espaces

Options de finalisation :

• Fusionner vers un nouveau document : crée un document Word avec toutes les lettres
• Fusionner vers l'imprimante : imprime directement toutes les lettres
• Fusionner vers un message électronique : prépare un envoi par email

Pour fusionner vers un nouveau document :

1. Cliquez sur Terminer et fusionner
2. Sélectionnez Modifier les documents individuels
3. Choisissez Tous pour traiter tous les destinataires
4. Un nouveau document s'ouvre avec toutes les lettres personnalisées

Gestion des erreurs courantes :

• Vérifiez l'orthographe des en-têtes de colonnes Excel
• Évitez les caractères spéciaux dans les noms de champs
• Sauvegardez régulièrement votre travail
• Testez avec quelques destinataires avant de traiter toute la liste

🔢 Formatage des champs numériques, dates et montants :

Lorsque les données proviennent d'Excel, Word peut afficher incorrectement les formats. Utilisez ces commutateurs pour corriger l'affichage :

📅 Formatage des dates :

1. Problème : Word affiche 11/15/2019 au lieu de 15/11/2019
2. Solution : Appuyez sur Alt+F9 sur le champ date pour afficher le code
3. Remplacez `{MERGEFIELD Date}` par :
   • `{MERGEFIELD Date \@ “dd/MM/yyyy”}` → 15/11/2019
   • `{MERGEFIELD Date \@ “dd/MM/yy”}` → 15/11/19
   • `{MERGEFIELD Date \@ “d MMMM yyyy”}` → 15 novembre 2019
   • `{MERGEFIELD Date \@ “dddd d MMMM yyyy”}` → mardi 15 novembre 2019
4. Appuyez à nouveau sur Alt+F9 pour revenir à l'affichage normal

💰 Formatage des montants et nombres :

1. Problème : 1250.5 s'affiche avec trop ou pas assez de décimales
2. Solution : Modifiez le code de champ avec :
   • `{MERGEFIELD Montant \# 0,00}` → 1 250,50 (2 décimales)
   • `{MERGEFIELD Montant \# 0,000}` → 1 250,500 (3 décimales)
   • `{MERGEFIELD Montant \# 0}` → 1 251 (arrondi, sans décimale)
   • `{MERGEFIELD Montant \# 0,00 “€”}` → 1 250,50 €

📊 Formatage des pourcentages :

1. Pour afficher 0.15 sous forme de pourcentage :
   • `{MERGEFIELD Taux \# 0,00%}` → 15,00%
   • `{MERGEFIELD Taux \# 0%}` → 15%
   • `{MERGEFIELD Taux \# 0,0%}` → 15,0%

⚡ Méthode rapide pour modifier un format :

1. Clic droit sur le champ → **Basculer les codes de champs**
2. Modifiez le code directement dans le document
3. Appuyez sur **F9** pour actualiser le champ
4. Clic droit → **Basculer les codes de champs** pour revenir à l'affichage

Optimisation :

• Triez votre liste Excel par code postal pour optimiser l'envoi
• Utilisez des filtres pour sélectionner certains destinataires uniquement
• Créez des modèles réutilisables pour vos publipostages récurrents
• Testez toujours le formatage avec quelques enregistrements avant la fusion complète

Optimisation :

• Triez votre liste Excel par code postal pour optimiser l'envoi
• Utilisez des filtres pour sélectionner certains destinataires uniquement
• Créez des modèles réutilisables pour vos publipostages récurrents

Mise en situation : Créer une lettre d'information pour 10 clients

1. Créez un tableau Excel avec : Nom, Prénom, Entreprise, Adresse, Code postal, Ville
2. Rédigez une lettre type d'information commerciale
3. Effectuez le publipostage complet
4. Générez le document final avec toutes les lettres personnalisées

Pour toute question sur cette procédure, contactez votre formateur :
David BILLAUD - billaud.david@pm.me
Site web : https://dbformation.tech

Cette documentation accompagne les formations Word dispensées en partenariat avec des centres certifiés QUALIOPI.

Durée de formation recommandée : 3 heures (module pratique inclus)