====== 📧 Initiation au publipostage ====== Le publipostage est une fonctionnalité puissante de Microsoft Word qui permet de créer des documents personnalisés en masse (lettres, étiquettes, enveloppes) en fusionnant un document type avec une base de données de destinataires. ---- ===== 🎯 Objectifs pédagogiques ===== À l'issue de cette formation, vous serez capable de : * Comprendre le principe du publipostage * Préparer une base de données Excel pour le publipostage * Créer un document Word de publipostage * Insérer des champs de fusion * Finaliser et exécuter un publipostage ---- ===== 🔧 Prérequis ===== * Maîtrise des bases de Microsoft Word * Notions de base d'Excel * Connaissance de la saisie et mise en forme de texte ---- ===== 📚 Principe du publipostage ===== Le publipostage consiste à fusionner **deux éléments principaux** : * **Document principal** : votre lettre type rédigée dans Word * **Source de données** : tableau Excel contenant les informations des destinataires Cette fusion permet de générer automatiquement plusieurs documents personnalisés où chaque lettre conserve la même mise en page mais avec des informations spécifiques à chaque destinataire. ===== 📊 Étape 1 : Préparer la base de données Excel ===== **🔍 Règles importantes pour le tableau Excel :** * Une ligne = un destinataire * Une colonne = un type d'information (Nom, Prénom, Adresse, etc.) * Première ligne = titres des colonnes (en-têtes) * Pas de cellules vides entre les données * Pas de fusion de cellules * Noms de colonnes clairs : "Nom", "Prénom", "Adresse" plutôt que "Colonne1" **Exemple de structure :** ^Nom^Prénom^Adresse^Code_Postal^Ville^ |Dupont|Jean|12 rue de la Paix|75001|Paris| |Martin|Marie|34 avenue Victor Hugo|69000|Lyon| |Bernard|Paul|56 boulevard Gambetta|13000|Marseille| ===== ✍️ Étape 2 : Créer le document Word ===== - Ouvrez Microsoft Word - Rédigez votre lettre en laissant des espaces pour les informations variables - Ne saisissez pas les informations spécifiques aux destinataires (nom, adresse, etc.) - Conservez la mise en forme souhaitée **Exemple de lettre type :** [Espace pour l'adresse du destinataire] [Espace pour la formule de politesse personnalisée] Nous avons le plaisir de vous informer... Cordialement, Signature ===== 🔗 Étape 3 : Lancer l'assistant publipostage ===== - Cliquez sur l'onglet **Publipostage** - Sélectionnez **Démarrer la fusion et le publipostage** - Choisissez **Assistant Fusion et publipostage pas à pas** - Sélectionnez le type de document : **Lettres** - Cliquez sur **Suivant : Document de base** ===== 📁 Étape 4 : Connecter la source de données ===== - Dans l'assistant, cliquez sur **Suivant : Sélection des destinataires** - Choisissez **Utilisation d'une liste existante** - Cliquez sur **Parcourir** et sélectionnez votre fichier Excel - Vérifiez que la bonne feuille est sélectionnée - Cliquez sur **OK** ===== 📝 Étape 5 : Insérer les champs de fusion ===== **Méthode rapide avec blocs prédéfinis :** - Positionnez le curseur où insérer l'adresse - Cliquez sur **Bloc d'adresse** dans le ruban Publipostage - Configurez le format d'affichage - Cliquez sur **OK** **Méthode manuelle champ par champ :** - Positionnez le curseur à l'emplacement souhaité - Cliquez sur **Insérer un champ de fusion** - Sélectionnez le champ désiré (Nom, Prénom, etc.) - Répétez pour tous les champs nécessaires **Exemple de résultat :** <> <> <> <> <> Cher/Chère <>, Nous avons le plaisir... ===== 👁️ Étape 6 : Prévisualiser le résultat ===== - Cliquez sur **Aperçu des résultats** dans le ruban - Utilisez les flèches pour naviguer entre les destinataires - Vérifiez que toutes les informations s'affichent correctement - Corrigez si nécessaire la mise en forme ou les espaces ===== ✅ Étape 7 : Finaliser le publipostage ===== **Options de finalisation :** * **Fusionner vers un nouveau document** : crée un document Word avec toutes les lettres * **Fusionner vers l'imprimante** : imprime directement toutes les lettres * **Fusionner vers un message électronique** : prépare un envoi par email **Pour fusionner vers un nouveau document :** - Cliquez sur **Terminer et fusionner** - Sélectionnez **Modifier les documents individuels** - Choisissez **Tous** pour traiter tous les destinataires - Un nouveau document s'ouvre avec toutes les lettres personnalisées ===== 🛠️ Conseils et astuces pratiques ===== **Gestion des erreurs courantes :** * Vérifiez l'orthographe des en-têtes de colonnes Excel * Évitez les caractères spéciaux dans les noms de champs * Sauvegardez régulièrement votre travail * Testez avec quelques destinataires avant de traiter toute la liste **🔢 Formatage des champs numériques, dates et montants :** Lorsque les données proviennent d'Excel, Word peut afficher incorrectement les formats. Utilisez ces commutateurs pour corriger l'affichage : **📅 Formatage des dates :** - Problème : Word affiche 11/15/2019 au lieu de 15/11/2019 - Solution : Appuyez sur **Alt+F9** sur le champ date pour afficher le code - Remplacez `{MERGEFIELD Date}` par : * `{MERGEFIELD Date \@ "dd/MM/yyyy"}` → 15/11/2019 * `{MERGEFIELD Date \@ "dd/MM/yy"}` → 15/11/19 * `{MERGEFIELD Date \@ "d MMMM yyyy"}` → 15 novembre 2019 * `{MERGEFIELD Date \@ "dddd d MMMM yyyy"}` → mardi 15 novembre 2019 - Appuyez à nouveau sur **Alt+F9** pour revenir à l'affichage normal **💰 Formatage des montants et nombres :** - Problème : 1250.5 s'affiche avec trop ou pas assez de décimales - Solution : Modifiez le code de champ avec : * `{MERGEFIELD Montant \# 0,00}` → 1 250,50 (2 décimales) * `{MERGEFIELD Montant \# 0,000}` → 1 250,500 (3 décimales) * `{MERGEFIELD Montant \# 0}` → 1 251 (arrondi, sans décimale) * `{MERGEFIELD Montant \# 0,00 "€"}` → 1 250,50 € **📊 Formatage des pourcentages :** - Pour afficher 0.15 sous forme de pourcentage : * `{MERGEFIELD Taux \# 0,00%}` → 15,00% * `{MERGEFIELD Taux \# 0%}` → 15% * `{MERGEFIELD Taux \# 0,0%}` → 15,0% **⚡ Méthode rapide pour modifier un format :** 1. Clic droit sur le champ → **Basculer les codes de champs** 2. Modifiez le code directement dans le document 3. Appuyez sur **F9** pour actualiser le champ 4. Clic droit → **Basculer les codes de champs** pour revenir à l'affichage **Optimisation :** * Triez votre liste Excel par code postal pour optimiser l'envoi * Utilisez des filtres pour sélectionner certains destinataires uniquement * Créez des modèles réutilisables pour vos publipostages récurrents * Testez toujours le formatage avec quelques enregistrements avant la fusion complète **Optimisation :** * Triez votre liste Excel par code postal pour optimiser l'envoi * Utilisez des filtres pour sélectionner certains destinataires uniquement * Créez des modèles réutilisables pour vos publipostages récurrents ===== 🔍 Exercice pratique ===== **Mise en situation :** Créer une lettre d'information pour 10 clients - Créez un tableau Excel avec : Nom, Prénom, Entreprise, Adresse, Code postal, Ville - Rédigez une lettre type d'information commerciale - Effectuez le publipostage complet - Générez le document final avec toutes les lettres personnalisées ===== 📞 Support ===== Pour toute question sur cette procédure, contactez votre formateur : \\ **David BILLAUD** - billaud.david@pm.me \\ **Site web :** https://dbformation.tech ---- //Cette documentation accompagne les formations Word dispensées en partenariat avec des centres certifiés QUALIOPI.// **Durée de formation recommandée :** 3 heures (module pratique inclus)